Tüm üretim alanlarında belgelerin fotokopilerinin çekilmesi gereklidir. Dolayısıyla fotokopi makineleri güncel bir yazışma ile ilgili belgelerin, çalışma evraklarının, kargolama ve teslimat belgelerinin ve diğer belgelerin oluşturulmasının veya çoğaltılmasının gerekli olduğu durumlarda oldukça önemlidir. Fotokopi makineleri çok farklı boyutlarda ve şekillerde olabilir. İkinci el fotokopi makineleri genellikle ihtiyaç duyulan tüm işlemleri yerine getirebilir ve oldukça ucuzdurlar. Günümüzde kullanılan fotokopi makineleri kserografi ve mürekkep püskürtme prensipleri doğrultusunda çalışır. Kserografi bundan 60 yıl önce Almanya’da ortaya çıkmıştır ve günümüzde pek çok ofiste bulunmaktadır.

En yüksek çözünürlükte ve en kaliteli baskıyı yapabilen yazıcılardır. Üretildiğinden beri masaüstü yayıncılık alanında vazgeçilmez bir araçtır. Bu yazıcılardan, matbaa kalitesinde çıkış alınabilmektedir. Özellikle aydınger ya da asetat üzerine çıkış alınabilmesi önemli bir özelliğidir. Çünkü bu yolla baskı öncesi hazırlık aşamalarının yerine getirilmesi sağlanabilmektedir. Lazer yazıcılar, fotokopi makinelerine benzemektedir. Lazer yazıcılarda da fotokopi makinelerinde olduğu gibi toner kullanılmaktadır. Toner tanecikleri, bilgisayardan gelen veriler yardımı ile kağıt üzerine basılır. Her bir toner taneciğinin bir noktadaki yoğunluğu çözünürlüğü ifade etmektedir. Örnek bir fotokopi makinesi sitesi https://www.fotokopi-makinesi.com adresidir.